Solion:
Dokumente, die sich selbst ablegen.
Solion ist eine Rechts- und Arbeitsrechtsberatung auf Mallorca. Jede Woche erhält sie Unterlagen ihrer Firmenkunden, die digitalisiert, zugeordnet und im Ordner des jeweiligen Kunden abgelegt werden müssen.
Erstes Diagnosegespräch kostenlos, 1 bis 1,5 Stunden.
- Kunde
- Solion, Rechts- und Arbeitsrechtsberatung
- Branche
- Lohnbüro und Arbeitsrechtskanzlei
- Im Einsatz seit
- 2026
+25 h/Woche
zurückgewonnen beim Klassifizieren und Archivieren von Dokumenten
Vorher
Ausgangslage
Die Dokumente wurden mit einem langsamen OCR-Programm digitalisiert, das Stunden brauchte, und danach musste jedes Dokument von Hand gesucht und abgelegt werden, Mandant für Mandant.
Warum es wichtig war
Das OCR-Programm, das sie nutzten, brauchte Stunden, und danach wurde jedes Dokument von Hand gesucht und abgelegt, Mandant für Mandant. Es war mechanische Arbeit, die das Team mehr als 25 Stunden pro Woche beschäftigte.
Was entwickelt wurde
Ein System, in das Dokumente gesammelt hineingezogen werden, ohne Mengenbegrenzung. Es liest sie per OCR, erkennt, zu welchem Unternehmen jedes einzelne gehört, legt sie im passenden Ordner ab und protokolliert jeden Vorgang. Jede Nacht schickt es einen Bericht mit allen Vorgängen des Tages.
Eingesetzte Werkzeuge
- OCR-Engine
- Automatische Klassifizierung
- Protokoll in einer Tabelle
- Zeitgesteuerter Berichtsversand
Schritt für Schritt,
von Anfang bis Ende.
- Schritt 01
Die Dokumente werden gesammelt ins System gezogen: fünf, hundert oder so viele wie nötig.
- Schritt 02
Das System liest sie per OCR.
- Schritt 03
Es erkennt, zu welchem Unternehmen jedes Dokument gehört.
- Schritt 04
Es legt das Dokument im Ordner dieses Unternehmens ab, mit einem einheitlichen Dateinamen.
- Schritt 05
Es protokolliert jeden Vorgang in einer Tabelle.
- Schritt 06
Jede Nacht schickt es per E-Mail einen Bericht mit allen Vorgängen des Tages.
Visueller Nachweis
- 01Unsortierte Dokumente
- 02OCR-Erkennung
- 03Zuordnung zum Unternehmen
- 04Ablage im Ordner
- 05Protokoll des Vorgangs
- 06Nächtlicher Bericht per E-Mail
Was sich für das Team geändert hat
Ablegen ist keine Aufgabe mehr: Die Dokumente werden ins System gezogen, und es erledigt den Rest. Diese Stunden fließen zurück in die Beratungsarbeit, und jeden Morgen zeigt der Bericht, was eingegangen ist und wo es liegt.
Was wir
oft gefragt werden.
Nein. Es lassen sich fünf oder hundert auf einmal hineinziehen.
Ja. Jeder Vorgang wird in einer Tabelle protokolliert, und jede Nacht kommt ein Bericht mit allen Vorgängen.
Nein. Das System arbeitet mit den Ordnern der Kanzlei und führt das Protokoll in einer Tabelle.
Weitere Fallstudien
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Industrie
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