Casos / Solion
Solion
- Cliente
- Solion, asesoría jurídico-laboral
- Sector
- Gestoría y despacho laboral
- En producción desde
- 2026
Contexto
Solion es una asesoría jurídico-laboral de Mallorca. Cada semana recibe documentación de sus empresas clientes, que hay que digitalizar, identificar y archivar en la carpeta de cada una.
Situación de partida
La digitalización de documentos se hacía con un programa de OCR lento que tardaba horas, y después había que buscar y archivar cada documento cliente por cliente, a mano.
Por qué importaba
El programa de OCR que usaban tardaba horas, y después cada documento se buscaba y se archivaba a mano, cliente por cliente. Era trabajo mecánico que ocupaba al equipo más de 25 horas a la semana.
Qué se construyó
Un sistema al que se arrastran documentos en bloque, sin límite de cantidad. Los lee por OCR, identifica a qué empresa pertenece cada uno, los archiva en su carpeta correspondiente y deja registro de cada acción. Cada noche envía un informe con todos los movimientos del día.
Herramientas implicadas
- Motor OCR
- Clasificación automática
- Registro en hoja de cálculo
- Envío programado de informes
Cómo funciona
- 01
Se arrastran los documentos al sistema en bloque: cinco, cien o los que haga falta.
- 02
El sistema los lee por OCR.
- 03
Identifica a qué empresa pertenece cada documento.
- 04
Lo archiva en la carpeta de esa empresa, con un nombre ordenado.
- 05
Registra cada acción en una hoja de cálculo.
- 06
Cada noche envía por email un informe con todos los movimientos del día.
Métrica principal
+25 h/semana
recuperadas en la clasificación y archivado de documentos
Evidencia visual
Esquema del flujo · no es una captura de pantalla
Qué cambió para el equipo
Archivar ha dejado de ser una tarea: se arrastran los documentos y el sistema hace el resto. Esas horas vuelven al trabajo de asesoría, y cada mañana el informe dice qué entró y dónde está.
Preguntas frecuentes
- No. Se pueden arrastrar cinco o cien a la vez.
- Sí. Cada acción queda registrada en una hoja de cálculo, y cada noche llega un informe con todos los movimientos.
- No. El sistema trabaja sobre las carpetas de la asesoría y deja el registro en una hoja de cálculo.