Hotel Palladium:
automatische Dienstpläne.
Das Hotel Palladium liegt am Paseo Mallorca in Palma. Seine Rezeption ist rund um die Uhr besetzt, mit Früh-, Spät- und Nachtschicht an allen Wochentagen, und der Dienstplan muss stehen, bevor jede Woche beginnt.
Erstes Diagnosegespräch kostenlos, 1 bis 1,5 Stunden.
- Kunde
- Hotel Palladium, Palma de Mallorca
- Branche
- Hotellerie
- Im Einsatz seit
- 2026
+20 h/Monat
zurückgewonnen bei der Dienstplanung, die früher von Hand in Excel erfolgte
Vorher
Ausgangslage
Die Dienstpläne der Rezeption wurden von Hand in Excel erstellt. Jeder Ausfall, jeder Schichttausch und jede Urlaubszeit bedeutete, die ganze Woche neu zu planen. Typische Fehler waren doppelt vergebene Schichten, vergessene Urlaube und falsch gezählte Ruhezeiten, und sie fielen spät auf.
Warum es wichtig war
Dienstpläne zu erstellen und neu zu planen kostete mehr als 20 Stunden im Monat. Und die Fehler waren nicht harmlos: Eine doppelt vergebene Schicht lässt die Rezeption doppelt besetzt oder unbesetzt, und ein vergessener Urlaub fällt erst auf, wenn der Mitarbeiter schon weg ist.
Was entwickelt wurde
Ein zentrales System für Zeiterfassung und automatische Dienstplanerstellung, angebunden an die Datenbank des Hotels. Es erstellt den Dienstplan unter Berücksichtigung von Schichten, Ruhezeiten, Abwesenheiten und tariflich vereinbarten Stunden, schickt ihn jedem Mitarbeiter per E-Mail und erstellt die Berichte über geleistete Stunden, Nachtarbeit und Wochenenden. Abwesenheiten und Unvorhergesehenes werden im Dienstplan berücksichtigt, ohne ihn neu zu erstellen.
Eingesetzte Werkzeuge
- Eigene Anwendung
- Datenbank des Hotels
- Automatischer E-Mail-Versand
Schritt für Schritt,
von Anfang bis Ende.
- Schritt 01
Die Mitarbeiter, ihre Schichten und ihre Abwesenheiten liegen in einer einzigen Datenbank, die mit der des Hotels verbunden ist.
- Schritt 02
Das System erstellt den Dienstplan der Woche unter Berücksichtigung von Schichten, Ruhezeiten, Abwesenheiten und tariflich vereinbarten Stunden.
- Schritt 03
Ein Ausfall oder eine Änderung wird einmal erfasst, und der Dienstplan passt sich an, ohne neu erstellt zu werden.
- Schritt 04
Bei der Veröffentlichung erhält jeder Mitarbeiter seinen Dienstplan per E-Mail.
- Schritt 05
Die Zeiterfassung speist die Berichte über geleistete Stunden, Nachtarbeit und Wochenenden.
Visueller Nachweis
Was sich für das Team geändert hat
Wer früher die Dienstpläne erstellt hat, prüft und veröffentlicht sie jetzt. Jeder Mitarbeiter erhält seinen Dienstplan, ohne danach fragen zu müssen, und die Monatsberichte sind bereits fertig.
Was wir
oft gefragt werden.
Nein. Es ist an die Datenbank des Hotels angebunden und arbeitet neben dessen Systemen.
Es wurde für die Rezeption entwickelt. Dieselbe Logik aus Schichten, Ruhezeiten und Abwesenheiten lässt sich auf andere Abteilungen mit Schichtbetrieb übertragen.
Das hängt von den Abteilungen und den Regeln des Tarifvertrags ab. Es wird im Prozessaudit zu Beginn festgelegt.
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